Qualitätsmanagement/-entwicklung ist kein isolierter oder vollkommen eigenständiger Arbeitsbereich in der Kita, sondern ist einerseits systematisch verknüpft mit der Konzeption, der pädagogischen Arbeit, steht andererseits in Wechselwirkungen zur Zusammenarbeit im Team, dem Leitungshandeln und der Kooperation mit dem Träger und sollte darüber hinaus systematisch mit dem (digitalen) Verwaltungsmanagement verknüpft sein. Dies ist gerade in Zeiten, in denen sich der Wandel beschleunigt – die Welt sich immer schneller dreht – und neue, zusätzliche und sich verändernde Anforderungen an die Arbeit mit zunehmender Geschwindigkeit in den Kita-Alltag integriert werden müssen, eine mehr als große Herausforderung.
Die kann  nur gelingen mit einer offenen und (selbst)reflexiven Teamkultur, einer zugewandten Leitung und einem unterstützenden Träger – siehe ausführlicher zur Kooperation/Zusammenarbeit im System Kita unter unter VII.3. Dabei geht es zentral darum, die Motivation der Fachkräfte und ihre Zusammenarbeit zu stärken. Nur dann identifizieren sie sich mit `ihrer´ Einrichtung und mit den in der Konzeption vereinbarten fachlichen Anforderungen und deren Evaluation (siehe Bewertung/Qualitätseinschätzung) und Weiterentwicklung (siehe Entwicklungsvorhaben und Qualitätsentwicklungskreislauf) im Kontext der Qualitätsentwickung. Das wiederum wirkt sich positiv auf die tägliche Arbeit aus, verbessert deren Qualität! Es sind ja die Fachkräfte die Tag-für-Tag die `gute Arbeit´ am Kind und in der Zusammenarbeit mit den Eltern herstellen. Dafür brauchen sie in der Interaktion mit den Kindern und Eltern Gestaltungsspielraum: „Da jedes Kind und jede Familie anders sind, werden sie auf vergleichbare Anforderungen und ähnliche Situationen unterschiedlich reagieren. Das erfordert von der Fachkraft, dass sie ihr Verhalten jeweils individuell an ihrem konkreten Gegenüber ausrichtet und flexibel der jeweiligen Situation anpasst.“ (Schrader: Kita-Qualität im Team gestalten, S. 26). Damit dies gelingt bedarf es einerseits der Fähigkeit zur Kommunikation und Beziehungsentwicklung und andererseits der Integration von Wissen und Erfahrung – siehe hierzu unsere Präsentation. „Erfahrungswissen lässt sich allgemein von wissenschaftlichem Wissen unterscheiden durch die Verschränkung seines Erwerbs und seiner Anwendung mit praktischem Handeln und die daraus resultierende Personen- und Kontextgebundenheit“ (Minnssen 2012, S. 119 nach Schrader ebd. S. 27). Konkret: Das fachlich begründetete Eingewöhnungskonzept der Kita wird indviduell für das jedes  Kind und seine Bezugspersonen/Eltern umgesetzt. Führungsinterventionen und – eingriffe sollten sich insofern  auf orientierende fachliche Vorgaben und den organisatorischen Rahmen beschränken. Merchel spricht in diesem Zusammenhang von der „erforderlichen fachlichen Autonomie“ der Fachkräfte (Merchel 2010, S. 10 nach Schrader ebd. S. 27)..

Mit Blick auf die Fachkräfte gehen wir von folgendem Menschenbild aus: Menschen stehen für bestimmte Werte und haben eine diesen entsprechende Haltung, auf deren Grundlage sie sich engagieren und diese in die tägliche Arbeit einbringen. Fachkräfte in der Kita wollen `gute Arbeit´ leisten und in der Entwicklung der Kinder, der Partnerschaft mit den Eltern und der Zusammenarbeit im Team ihre Ansprüche, Ziele, Werte usw. als `lebendig´ erleben. Da, wo dies nicht gelingt bzw. nicht möglich ist, wechseln heute Fachkräfte immer häufiger und schneller die Einrichtung und/oder verlassen – einige auch mit Blick auf die Gesamtrahmenbedingungen (z.B. die Personalschlüssel) in der Elementarbildung – dieses Arbeitsfeld. Der zunehmende Fachkräftemangel (siehe VII.1) ermöglicht ihnen das, ohne ein größeres Risiko von Arbeitslosigkeit einzugehen. Damit gilt es sich aus der Arbeitgeberperspektive auseinanderzusetzen und entsprechende Strategien und Vorgehensweisen zu entwickeln und umzusetzen. Hierzu möchten wir mit Blick auf die vielfältigen Wechselwirkungen Ihre Aufmerksamkeit noch auf diese folgenden drei `Baustellen´ lenken:

VII.1 Fachkräftemangel: Employer Branding

Der Fachkräftemangel – und der wird in den nächsten Jahren mit hoher Wahrscheinlichkeit noch zunehmen – ist bei vielen Trägern als Problem angekommen und führt dazu, dass die Einrichtungen im Wettbewerb um Fachkräfte stehen. Die Fachkräfte haben die Wahl und können – zugespitzt formuliert – sich `IHRE´ Einrichtung aussuchen. Deswegen gilt es sich als Arbeitgeber gut aufzustellen – nach innen und nach außen. Employer Branding = (Arbeitgebermarkenbildung) steht für die Marketingstrategie eines Unternehmens, sich als attraktiver Arbeitgeber in der Öffentlichkeit zu positionieren, um die für seine Organisation `besten´ MitarbeiterInnen zu gewinnen und zu binden (vgl. hierzu Cornelia Heider-Winter (2014): Employer Branding in der Sozialwirtschaft – Wie Sie als attraktiver Arbeitgeber die richtigen Fachkräfte finden und halten – ISBN 978-3-658-011195-3). Cornelia Heider-Winter unterscheidet vier Handlungsbereiche nach innen und nach außen (siehe hierzu auch die Aufbauvariante (Anlage 5) von pim®, v.a. die Kernprozesse Führen & Leiten sowie zur Personal- und Teamentwickung).

Bei den Handlungsbereichen nach innen geht es um:
1. Führungsverhalten: Führungskonzept, Beziehungsaufbau, Verlässlichkeit, Mediation usw.
2. Interne Kommunikation: Arbeitsbezogene fach- + personenbezogene Beziehungskommunikation; Information, Transparenz + Beteiligung; Teamsitzungen, Konfliktbearbeitung usw.
3. Personalmanagement: Teamzusammensetzung und Teambuilding; Einarbeitung und Begleitung von PraktikantInnen; Kompetenzentwicklung, Fortbildung, Karriereentwicklung; fachliche Schwerpunkte und interne Projekte usw.
4. Arbeitswelt: Ausstattung Arbeitsplatz + Arbeitsplatzsicherheit, Teilzeitmodelle, Lebensphasenorientierung + Vereinbarkeit Familie u. Beruf; Vernetzung Kooperationspartner, Gesundheit(s– u.a. angebote) usw.

Und hier die Handlungsbereiche nach außen:
1. Personalmarketing: Image und Stellenausschreibungen u. -anzeigen, Karrierewebsiten, Teilnahme an Jobmessen, Praktikantenbetreuung usw.
2. Networking: Zusammenarbeit mit Fach- und Hochschulen, PraktikanntInnenprogramme, Partnerschaften und gemeinsame Projekte usw.
3. Recruiting und Bewerbermanagement: Onlinebewerbungen, Kontakt- und Termingestaltung, Hospitation, Einarbeitung (siehe intern)
4. Corporate Reputation: Einbindung in Gesamtorganisation, Image und Leitbild usw.

Hier ist – gerade mit Blick auf die nächsten Jahre – deutlicher Handlungsbedarf, der noch mal an Bedeutung gewinnt, weil es bei Dienstleistungen einen Zusammenhang  von Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit gibt. Heider-Winter spricht von „Synergien zwischen Kunden- und Personalgewinn“ (S. 13). Dies ist besonders ausgeprägt bei sozialen Dienstleistungen, die ja durch die gelingende professionelle Interaktion/Beziehung/Kommunikation der Fachkräfte mit den Nutzern (Kinder, Eltern) überhaupt erst entstehen (siehe oben unsere Ausführungen dazu in der Einleitung zu VII.). Exemplarisch kann man den Zusammenhang von MitarbeiterInnen- und Elternzufriedenheit an der Vorbereitung, Organisation und Umsetzung des bestmöglichen Umgangs mit dem Krisenszenario Personalausfälle nachvollziehen – siehe hierzu unseren Beitrag in KiTa aktuell (2024) Vorbereitung und Umgang (Teil 1) u. Kooperation mit Eltern (Teil 2). Den Beitrag finden Sie auch in unserem Blog BASISQUALITÄT und KRISENSZENARIEN: Das Beste aus einer schlechten Situation machen!?!

Die Bedeutung des Zusammenhangs von Mitarbeiter- und Kundengewinn bzw. -zufriedenheit wird dann in den nächsten Jahren in dem Maße noch deutlich zunehmen, wenn im Kita-Bereich aus dem Verkäufer- ein Käufermarkt wird – also das Angebot an Kita-Plätzen die Nachfrage durch die Eltern übersteigt. Die Kitas stehen dann im Wettbewerb sowohl um Fachkräfte als auch um Eltern. Damit sind wir bei der zweiten `Baustelle´angelangt:

VII.2 Marketing mit Blick auf Eltern

Die Zusammenarbeit mit den Eltern – die Erziehungspartnerschaft – ist eine wichtige Grundlage für `gute Arbeit´ mit den Kindern. Deswegen ist die Elternarbeit ein zentraler Baustein in der Grundvariante (Anlage 4) des pragma-indikatoren-modells (pim®): Kernprozess 4 mit sechs Indikatoren (Teilprozessen). Auch in der Einstiegsvariante (Anlage 3) ist die Elternarbeit verankert – mit 4 Indikatoren (Teilprozesse 5 bis 8). Die Eltern sind aber nicht nur Erziehungspartner, sie sind auch `Kunden´ der Einrichtung. Mit ihrer Entscheidung für IHRE Kita sorgen sie für deren Einnahmen, deren finanzielle Absicherung und naürlich auch die Sicherung der Arbeitsplätze. Solange die Nachfrage nach Plätzen allerdings höher ist als das Angebot, sind Eltern häufig froh, überhaupt einen Platz zu bekommen. Wenn sich die Marktlage aber ändert und das Angebot die Nachfrage übersteigt, haben die Eltern Wahlmöglichkeiten. Sie können unter mehreren Kitas die auswählen, die ihnen am besten passt. Dies wird in einigen Jahren der Fall sein; in einigen Großstädten – z.B. in Magdeburg – ist das im Ü3-Bereich schon jetzt der Fall (ausführlich hierzu: Deutsches Jugendinstitut: FACHKRÄFTEBAROMETER Frühe Bildung 2025 – Kapitel 9: Die Kita-Landschaft – Blick in eine ungewisse Zukunft). Einrichtungen stehen dann im Wettbewerb um Eltern, da diese nun ihre Entscheidung für EINE Kita, davon abhängig machen können, ob das pädagogische Konzept, die Rahmenbingungen (z.B. Hospitation, Öffnungszeiten, Bring- und Abholzeiten, Kommunikation mit den Eltern etc.) und die Einbindung der Eltern ihren Erwartungen entspricht. Darauf gilt es sich vorzubereiten: Einrichtungen werden nur dann in der `Kundengewinnung´ erfolgreicher als Mitbewerber sein, wenn die Eltern sich mit dem Angebot der Kita identifizieren können. Dies setzt voraus, dass das Angebot der Kita gut nach außen kommuniziert (u.a. Website, Social Media) wird und den Eltern in der Suchphase schon Einblicke in den Kita-Alltag und die Zusammenarbeit mit ihnen ermöglicht werden (z.B. Tag der offenen Tür, Hospitation, Öffentlichkeitsarbeit: z.B. Projekte mit Kindern auf der Website u.v.m.). Dabei geht es nicht darum, alles so zu machen, wie Eltern es sich wünschen – sondern darum, frühzeitig – ab der ersten Kontaktaufnahme – eine Beziehung zu ihnen aufzubauen zu versuchen und diese dann schrittweise zu einer belastbaren Beziehung weiterzuentwickeln. Es geht darum die Eltern einzubinden (Erziehungspartnerschaft) und zu beteiligen (Mitwirkung) sowie ihnen nachvollziehbar zu machen, dass die Fachkräfte, die Leitung und das Team in Kooperation mit dem Träger das unter den gegebenen Rahmenbedingungen Bestmögliche für die Bildung, Erziehung und Betreuungihres Kindes und die Zusammenarbeit mit den Eltern leisten. Hierzu gehört auch die Abstimmung mit den Eltern über mögliche Krisenszenarien bei Personalengpässen – siehe hierzu unseren Blogbeitrag: BASISQUALITÄT und KRISENSZENARIEN sowie die Veröffentlichung in KiTa aktuell.

P.S. Ende der 90er Jahre – nachdem im Kindergartenjahr 1996_97 der im Zusammenhang mit der Wiedervereinigung (DDR+BRD = Deutschland)eingeführte Rechtsanspruch für die Ü3-Kinder wirksam wurde – gab es schon einmal eine Phase, in der die Nachfrage nach Kita-Plätzen geringer war als das Platzangebot. Damals haben wir das Konzept „Marketing für Kindertagesstätten“ entwickelt. Das war 1998 unser Einstieg in die Arbeit mit Kindertagesstätten. Mit dem PISA-Schock 2001 gewannen die Themen Bildung und Management in der Elementarbildung an Bedeutung: Orientierungs- und Bildungspläne der Länder – siehe hierzu auch unsere Veröffentlichungen zu den Themen 3. Bildung, Partizipation und Elternarbeit.  Und: In der Aufbauvariante (Anlage 5) gibt es einen Zusatzprozess zur Öffentlichkeitsarbeit.

VII.3 Kooperative organisatorische und fachliche Steuerung im System Kita

Es gibt eine innere´Baustelle – das System Kita. An ihm sind drei Akteure beteiligt: Träger, Leitung und Fachkräfte. Nur wenn diese drei Akteure partnerschaftlich und zielorientiert zusammenarbeiten, Konflikte erfolgreich bearbeiten und einen miteinander abgestimmten gemeinsamen Weg finden, wird es gelingen kontinuierlich pädagogische Qualität, `gute Arbeit` zu leisten und auch die oben dargestellten `äußeren´ Baustellen (Fachkräftgemangel, Kundengewinnung) erfolgreich zu managen.

Auf die Notwendigkeit des Zusammenspiels der drei Akteure haben wir schon 2005_06 in kindergarten heute hingewiesen:
Eine Leitung, die leitet! – Ein Team, das zusammenwächst! und: Ein Träger der trägt! Dazu:

Die Leitung hat mit Blick auf die Organisation der täglichen Arbeit in der Kita eine Schlüsselfunktion: Sie führt ihr Team, sorgt für Transparenz, offene Kommunkation, die lösungsorientierte Bearbeitung von Konflikten, die Verständigung über Fachlichkeit und pädagogische Qualität sowie deren alltägliche Umsetzung usw. Und sie steht in Verbindung zum Träger. Dieser steht in der letztendlichen Verantwortung für die Qualität der pädagogischen Arbeit in seinen Einrichtungen (§ 45 SGB VIII)  – ohne an deren Herstellung unmittelbar beteiligt zu sein. Er verantwortet, gestaltet den Rahmen und dessen Umsetzung in Abstimmung mit und Unterstützung jeder Leitung für jede einzelne Kita durch Vorgaben zur pädagogischen Arbeit (Inklusion, Partizipation, Schutzkonzept und Kindeswohl, Sprachförderung u.v.m.), zur Konzeptions- und Qualitätsentwickung, Bereitstellung von Ressourcen (Teamtage, Fortbildung, Supervision, Fachtage etc.), Unterstützung bei der Teamentwicklung und der Lösung von Konflikten sowie der Umsetzung von Krisenszenarien (z.B. Personalnotstände), Ermöglichung kita-übergreifender Lernprozesse und Zusammenarbeit (Leitungsrunde, wechselseitige Hospitationen, gemeinsame Projekte etc.) u.v.m. Es geht letztendlich in Abstimmung und Zusammenarbeit mit der Leitung um die passgenaue Begleitung und Unterstützung jeder einzelnen Einrichtung, damit die Fachkräfte – der dritte und der für die tägliche pädagogische Arbeit und deren Qualität entscheidende Akteur im System Kita – die unter den gegebenen Bedingungen bestmögliche Arbeit in der Begleitung und Unterstützung der Kinder, der Erziehungspartnerschaft und der Zusammenarbeit im Team realisieren können (siehe oben unsere Ausführungen zur Interaktion mit Kindern und Eltern in der Einleitung zu VII.). Es geht darum, dass sie mit ihrer Arbeit, ihrer Kita, ihrem Team identifiziert sind, sich wertgeschätzt und unterstützt fühlen usw. – Das kommunikative und reflexive (auch Konflikte bearbeitende), lösungs- und zielorientierte (auch neue Wege ausprobierende incl. fehlerfreundlicher Kultur), auf  Transparenz und an wechselseitiger Akzeptanz ausgerichtete Zusammenspiel dieser drei Akteure ermöglicht die bestmögliche KOOPERATIVE ORGANISATORISCHE UND FACHLICHE STEUERUNG im System Kita.

Da muss es hingehen! Packen Sie es an! Machen Sie sichauf den Weg.

Wir unterstützen Sie dabei gerne? – Gerade auch mit Blick auf den bestmöglichen Umgang mit Krisenszenarien ist das Zusammenspiel der drei Akteure von zentraler Bedeutung – siehe hierzu  unseren Beitrag KiTa aktuell (2024) Krisenszenario Personalausfälle. Weitere Veröffentlichungen zu dem Thema unter 4. LEITUNG und TEAM.