Dazu im Einzelnen: Hier finden Sie die vollständige Veröffentlichung (67 Seiten) und hier eine Zusammenfassung (20 Seiten). Im Folgenden ordnen wir zunächst die quantitative Personalausstattung qualitativ ein, da ausreichend Personal zwar eine wichtige Voraussetzung für `gute Arbeit´ ist, aber nicht zwangsläufig zu besserer Qualität der pädagogischen Arbeit führt. Danach erläutern wir, wie die erforderliche quantitative Personalausstattung für die einzelne Einrichtung ermittelt werden kann. Dies kann dann auch von unseren Blogleser*innen einrichtungsbezogen umgesetzt werden. Wir ergänzen diese Ausführungen um einige Verweise auf den aktuellen Status quo zur Personalausstattungsquote in den Bundesländern. Abschließend ordnen wir das Thema noch kurz in die aktuelle Situation der Elementarbildung und den Umgang der Politik mit dieser `Dauerbaustelle´ Thema ein.

Personalausstattung und Qualität der pädagogischen Arbeit

`Gute Arbeit´ wird von den Fachkräften in der täglichen Kommunikation und Interaktion mit den Kindern herstellt. Es geht um die kontinuierliche „individuelle Bildungs- und Entwicklungsförderung des einzelnen Kindes“ (Seite 5). Eine wesentliche Grundvoraussetzung für deren individuell auf jedes Kind ausgerichtete Umsetzung ist eine angemessene personelle Ausstattung. Expert*innen und Wissenschaftler*innen empfehlen „eine Fachkraft-Kind-Relation für:
– Kinder im Alter von unter einem Jahr von 1 zu 2,
– Kinder im Alter zwischen einem und drei Jahren von 1 zu 4,
– Kinder im Alter ab drei Jahren von 1 zu 9.“ (Seite 7)

Aber: Um die Qualität der pädagogischen Arbeit zu realisieren, „braucht es… nicht nur genügend Personal, sondern auch Fachkräfte, die für diesen komplexen Auftrag qualifiziert sind.“ (Seite 5) Ebenso erforderlich sind „eine kontinuierlich verfügbare Fachberatung für die Teams“ (ebd.) sowie eine einrichtungsbezogene Konzeptions- und Qualitätsentwicklung. Was heißt das?

Einerseits verunmöglicht eine personelle Unterbesetzung den Fachkräften, die „Bildungs- und Entwicklungsprozesse der Kinder entsprechend ihrem Auftrag zu fördern.“ (ebd.) Diese Situation verschärft sich, wenn zusätzliche Anforderungen, wie die Arbeit mit Kindern aus Migrationsfamilien, die nicht Deutsch als Muttersprache haben, oder Kindern mit Einschränkungen/(drohender) Behinderung, nicht durch zusätzliche personelle Ressourcen abgefedert werden. Die damit verbundenen Überforderungen der Fachkräfte führen oft zu Überlastungen und –wie die letzten Jahre zeigen – auch zu steigenden Krankheitsquoten.

Andererseits wissen wir aber auch, dass zusätzliches Personal nicht automatisch zu einer Verbesserung der pädagogischen Qualität führt. Eine Voraussetzung dafür ist die fachliche Qualifikation der dazukommenden Fachkräfte und zweitens deren Integration in die Zusammenarbeit im Team. Letzteres setzt eine gute Teamarbeit voraus – eine offene und wertschätzende Kommunikation, eine Feedbackkultur sowie die lösungsorientierte Bearbeitung von Meinungsverschiedenheiten und Konflikten. Siehe ausführlich hierzu unseren Blogbeitrag vom 10.01.2026 Teamarbeit in Kitas – Zentral für Schutz und Wohlbefinden von Kindern. Im Folgenden liegt der Fokus aber auf der quantitativen Personalausstattung und deren einrichtungsbezogener Berechnung.

Einrichtungsbezogene Ermittlung der notwendigen Personalausstattung

Die altersabhängige Fachkraft-Kind-Relation haben wir oben schon ausgeführt. Weitere Faktoren bei der Berechnung der erforderlichen Personalausstattung sind:
– der Umfang der Beschäftigungszeiten des aktuellen Personals,
– der mit Blick auf die Fachkraft-Kind-Relation notwendige Betreuungsumfang in Wochenstunden jedes einzelnen Kindes sowie
– die erforderlichen Aufschläge für Kinder mit nichtdeutscher Familiensprache sowie für Kinder mit Eingliederungshilfe.

Schritt 1:

Zunächst werden die Beschäftigungszeiten für die Arbeit am Kind – also ohne z.B. die Freistellungszeiten für die Leitung – der Fachkräfte in der Einrichtung ermittelt und aufaddiert. Gibt es beispielweise drei Vollzeitstellen mit jeweils 40h Wochenarbeitszeit und eine halbe Stelle mit 20h, so stehen für eine Woche 140 Arbeitsstunden zur Verfügung. (ein weiteres Beispiel finden Sie unten unter Schaubild 3: Rechenbeispiel 5 zweijährige Kinder mit 32h Betreuungszeit und 5 vierjährige Kinder mit 45h Betreuungszeit sowie 2 Fachkräfte: 30h Gruppenleitung + 10h Leitung sowie 30h Ergänzungskraft). Diese Stunden stehen aber nur zu 66% für die unmittelbare Arbeit am Kind zur Verfügung. Es gilt zum einen die Ausfallzeiten (Krankheit, Urlaub, Fortbildung etc.) abzuziehen. Diese werden mit 20 Prozent veranlagt. Und zum anderen reduziert die mittelbare pädagogische Arbeit (Vor- und Nachbereitung, Beobachtungsdokumentation; Elterngespräche, Teamsitzungen etc.) die direkte Arbeit am Kind um weitere 18 Prozent der verfügbaren bzw. 14 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit (siehe Schaubild 1 – Kurzfassung Seite 9).

Das wären dann mit Blick auf die drei oben genannten Vollzeitstellen und die eine halbe Stelle 66 Prozent von den 140h Beschäftigungszeit= 92,4h für die unmittelbare pädagogische Arbeit in der Woche. In dem Rechenbeispiel (siehe Schaubild 3) sind es 66 Prozent der 60h Betreuungszeit (ohne die 10h Leitungsfreistellung), also 40h für die unmittelbare pädagogische Arbeit am Kind.

Schritt 2

Im zweiten Schritt wird dann der Betreuungsumfang in Wochenstunden in Abhängigkeit vom Alter der Kinder ermittelt. So müssten für ein zweijähriges

Kind (Fachkraft-Kind-Relation 1:4) bei einer bei einem Betreuungsumfang von 32 Wochenstunden 8 Wochenstunden als Beschäftigungszeit pro Kind zur Verfügung stehen. – Wäre der Betreuungsumfang 40h pro Woche läge die empfohlene Beschäftigungszeit bei 10 Wochenstunden pro Kind. – Und bei einem 4 oder 5 Jahre alten Kind (Fachkraft-Kind-Relation 1:9) mit einem Betreuungsumfang von 45 Wochenstunden wären dies 5 Wochenstunden Beschäftigungszeit pro Kind (siehe Schaubild 2 – Langfassung Seite 19). Wären die über 3-Jährigen nur diese Kinder nur 40h in der Woche in der Kita läge die Wochenbeschäftigungszeit pro Kind knapp 4.5h. Und: Bei Kindern unter einem Jahr läge bei einen Betreuungsumfang von 25h in der Woche die empfohlene Wochenbeschäftigungszeit pro Kind bei 12,5h.

Schritt 3:

Der Umfang der Beschäftigungszeit pro Kind erhöht sich bei Kindern im Alter von 1 bis 2 Jahren mit Eingliederungshilfe (Einschränkungen/(drohender) Behinderung) um 17 Prozent (0,17 im Schaubild 2) und/oder nichtdeutscher Familiensprache um 1,8 Prozent (0,018 im Schaubild 2). Also bei einem Betreuungsumfang von 32 Wochenstunden kommen bei einem zweijährigen Kind zu den 8h (1/4 = 25 Prozent nach der Fachkraft-Kind-Relation) noch 5,4h Stunden (= 17 Prozent) bei der Eingliederungshilfe und bei nichtdeutscher Familiensprache noch 36 Minuten (= 0,6h = 1,8 Prozent) hinzu; das sind dann 13,4h bzw. 8,6h empfohlene Beschäftigungszeit in Wochenstunden. Oder: Bei einem ein- bis zweijährigen Kind mit Eingliederungshilfe und nichtdeutscher Familiensprache käme man auf 14 Wochenstunden (8h+5,4h+0,6h) empfohlene Beschäftigungszeit. Dem Schaubild 2 können Sie auch entnehmen, wie sich die empfohlene Beschäftigungszeit in Wochenstunden für die Kinder ab 3 Jahren berechnet wird. Bei einem Betreuungsumfang von 45h pro Woche liegt die liegt die empfohlenen Beschäftigungszeit nach der Fachkraft-Kind-Relation bei 5 Wochenstunden (= 1/9 = gut 11 Prozent), bei der Eingliederungshilfe kommen 7,7h (= 17 Prozent) hinzu; das sind dann 12,7 Wochenstunden. Und bei nichtdeutscher Muttersprache kommen 1,8 Prozent hinzu; das sind beim Betreuungsumfang von der 45h insgesamt 5,8h Wochenstunden; es kommen also in der Woche 48 Minuten dazu.

Schritt 4:

Im letzten Schritt werden dann die ermittelten Werte in Beziehung gesetzt und die aktuelle Personalausstattungsquote berechnet. Das wird anhand des Rechenbeispiels nachvollziehbar gemacht. Den in Schaubild 3 (Langfassung Seite 18) zusammengestellten Daten liegt eine eingruppige Einrichtung mit 10 Kindern und 2 Mitarbeitern mit jeweils 30 Wochenstunden = 60h Beschäftigungszeiten für die Arbeit am Kind (also ohne die 10h der Leitungsfreistellung) zugrunde.

Das ergibt folgenden Personalschlüssel:

IST: 385h Betreuungsumfänge in der Woche / 60h Beschäftigungszeiten in der Woche = 6,4 Personalschlüssel

SOLL Schritt 1:

385h Betreuungsumfänge / 79,5h Beschäftigungszeit in Wochenstunden = 4,8 Personalschlüssel

SOLL Schritt 2:

Aufgrund der Ausfallzeiten und der mittelbaren Arbeit am Kind (siehe oben Schaubild 1) stehen für die unmittelbare Arbeit am Kind nur 66 Prozent der Beschäftigungszeiten zur Verfügung. Das heißt der

Personalschlüssel muss um 1 Drittel (= 1,6) auf 3,2 Kinder pro Fachkraft

herabgesetzt werden, damit die nach der Fachkraft-Kind-Relation empfohlene unmittelbare Arbeit am Kind auch vollständig umgesetzt werden kann. Das entspricht 120h Beschäftigungszeiten.

Fazit: Setzt man die Personalausstattung des IST-Standes und des SOLLs in dem Rechenbeispiel (Schaubild 3) in Beziehung dann liegt die Personalausstattungsquote der Beispielseinrichtung für die unmittelbare Arbeit am Kind nur bei 50 Prozent: 1:6,4/1:3,2 = 0,5!

Aktueller Status Quo der Personalausstattung in den Bundesländern

In der der Zusammenfassung der Veröffentlichung werden unter 3. Ergebnisse (ab Seite 10 in der Kurzfassung) zum „Status Quo: Die Personalausstattungsquoten in den Bundesländern“ vorgestellt. In Abbildung 3 (siehe Schaubild 4) finden sie eine Übersicht über die KiTa-Personalausstattung nach Bundesländer ohne Berücksichtigung der Eingliederungshilfe aufgrund einer Einschränkung/ (drohenden) Behinderung und nichtdeutscher Familiensprache. Hierzu: „Die Abweichungen der KiTa-Personalausstattung (ohne Horte)¹⁰ von den fachlichen Empfehlungen variieren erheblich zwischen den Bundesländern (vgl. Abb. 3): Während in Bremen und Baden-Württemberg über 30 Prozent aller KiTas über ausreichend Personalreserven verfügen, sind es beispielsweise in Sachsen nur 0.6 Prozent aller KiTas. … Demgegenüber liegt der Anteil der KiTas, denen weniger als 60 Prozent der notwendigen Personalressourcen gemäß den Empfehlungen zur Verfügung steht, in Baden-Württemberg, Bremen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein und Bayern unter bzw. knapp über 10 Prozent. Hessen, Rheinland-Pfalz und Nordrhein-Westfalen erreichen hier Anteile von höchstens 20 Prozent, während Hamburg, das Saarland und Berlin Anteile zwischen 25 und 40 Prozent aufweisen. In Brandenburg liegt der Anteil der KiTas, die über weniger als 60 Prozent der fachlich empfohlenen Personalressourcen verfügen, bei 56 Prozent, in Thüringen, Sachsen-Anhalt, Sachsen und Mecklenburg-Vorpommern sind es zwischen 73 und 85 Prozent aller KiTas.“ (Seite 10 – Fettdruck m.s. ) Das macht den Handlungsbedarf mehr als deutlich!

Darüber hinaus werden die die KiTas nach ihrem Anteil an Kindern mit nichtdeutscher Familiensprache (Abbildung 4 – Kurzfassung Seite 12) und den aktuellen Personalausstattungsquoten (Abbildung 5 – Seite 14) sowie des Anteils an Kindern mit Eingliederungshilfe (Abbildung 6 – Seite 16) sowie den aktuellen Personalausstattungsquoten (Seite 17) jeweils nach Bundesländern dokumentiert. Auch hier lässt sich festhalten, dass die mit Blick auf die Fachkraft-Kind-Relation erforderlichen Personalausstattungsquoten bei den Kindern mit nichtdeutscher Familiensprache nur in Baden-Württemberg und Bremen und bei Kindern mit Eingliederungshilfe nur in Bremen und Niedersachsen marginal erreicht, aber ansonsten in allen Bundesländern in der Breite deutlich unterschritten bleiben. Insgesamt gibt es in beiden Bereichen große Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesländern. Insgesamt führt die Zunahme der Anzahl von Kindern mit nichtdeutscher Familiensprache in den KiTas – außer in Berlin –in allen Bundesländern zu einer Verschlechterung der Personalausstattungsquote. Bei den Einrichtungen mit Kindern mit Eingliederungshilfe verbessert sich die Personalausstattungsquote mit der Zunahme der Anzahl der Kinder in den allen Bundesländern, allerdings in sehr unterschiedlichem Ausmaß.

Fazit und Ausblick

Mit Blick auf die Haushaltslage in den Bundesländern, den weiteren Ausbau der Kinderbetreuung, um die Rechtsansprüche der Eltern auf einen Kita-Platz in den nächsten Jahren abzusichern, sowie den sich – auch durch den Ausbau der Ganztagsbetreuung in den Grundschulen – weiter verschärfenden Fachkräftemangel, scheint mir eine Umsetzung der angemessen Personalausstattungsquoten in den nächsten Jahren nicht in Sicht, allenfalls in kleinen Schritten, wenn es gelingt das Thema Elementarbildung deutlicher in der öffentlichen Debatte zu platzieren. Hierzu sollte das Grundrecht von Kindern auf eine angemessene und individuell ausgerichtete Erziehung und Bildung in den Kindertageseinrichtungen erweitert werden um den Hinweis, dass in den ersten Lebensjahren gerade für Kinder aus sozial schwachen Familien und Kindern mit nichtdeutscher Familiensprache die Grundlagen für schulischen und dann später auch beruflichen Erfolg gelegt werden. Das heißt: Die Investitionen in die Elementarbildung zahlen sich aus; sie stärken die Wirtschaftskraft!

Ein zentraler Ansatzpunkt, der diesbezüglich kurzfristig ohne zusätzliche Kosten angegangen werden kann, ist der Einstieg in den Umbau der aktuellen Finanzierung nach einem KiTa-Sozialindex: „Bildungspolitisch muss vor diesem Hintergrund die Mittelverteilung an KiTas differenzierter betrachtet werden; notwendig ist eine bedarfsorientierte Personal- und Ressourcensteuerung. Dies greift die Idee des KiTa-Sozialindexes … bzw. die im Koalitionsvertrag der aktuellen Bundesregierung angekündigte Förderung von Startchancen-KiTas (vgl. CDU/CSU/SPD 2025) auf: Mit Hilfe des Indexes sollen soziale Ungleichheiten zwischen KiTas sichtbar gemacht werden und im Rahmen des Startchancen-Programms Fördermittel gezielter eingesetzt werden, um KiTas mit Kindern mit besonderem Unterstützungsbedarf mit ausreichenden Ressourcen auszustatten. Auf diese Weise soll beispielsweise sichergestellt werden, dass KiTas in sozial benachteiligten Lagen mehr Unterstützung erhalten als Einrichtungen in weniger herausfordernden Umfeldern.“ (Kurzfassung Seite 6 – Fettdruck m.s.) Hierin steckt allerdings das Risiko, wenn nicht zusätzliche Mittel bereitgestellt werden, dass Einrichtungen mit einem niedrigen Sozialindex bei einer Umverteilung von Mitteln Kürzungen hinnehmen müssten. Bei zusätzlich bereitgestellten Mitteln sollten diese aber ausschließlich bei den KiTas mit einem hohen Sozialindex landen.

Was tun?

Was können die Fachkräfte in den Einrichtungen und die Träger tun? Legen Sie das Thema auf und checken Sie mal die Personalausstattungsquote/n in ihrer/n Einrichtung/en. Dabei geht es in einem ersten Schritt darum, das Thema öffentlich zu machen und Transparenz vor Ort über die der sozialen Situation der KiTas herzustellen  – und zwar gemeinsam und nicht in Konkurrenz zueinander. Und mit Blick darauf, dass die `gute Arbeit´ von den Fachkräften Tag-für-Tag in der Kommunikation und Interaktion mit den Kindern hergestellt werden muss, sorgen sie für eine gute Teamarbeit – „eine offene und wertschätzende Kommunikation, eine Feedbackkultur sowie die lösungsorientierte Bearbeitung von Meinungsverschiedenheiten und Konflikten“ (siehe oben), um das Maximum an Qualität, das unter Ihren gegebenen Rahmenbedingungen möglich ist, zu realisieren. Das stärkt die Stimmung in ihrer Einrichtung und die positive Identifikation mit der Arbeit!

Wir bleiben an diesem Thema und anderen Themen dran. Die Umsetzung der Kibiz-Reform in NRW steht Ende April / Anfang Mai auf der Agenda. Darüber werden wir berichten. Und wir stellen Ihnen das Basissinn-Konzept® vor: „Neue Blickwinkel für schwierige Verhaltensweisen von wahrnehmungsbesonderen Kindern“ (Andreas Heimer).